Ratgeber

Inhaber macht alles selbst – wie gewinne ich Zeit zurück?

Stand: 01.11.2026 · Tassilo Peter Seitz, NEXTLEVEL

Kurz gesagt: Wer alles selbst macht, arbeitet im Unternehmen statt am Unternehmen. Der erste Schritt ist kein neues Werkzeug, sondern ein ehrlicher Blick darauf, wohin Ihre Zeit geht. Danach lassen sich wiederkehrende Aufgaben automatisieren, Papier digitalisieren und manche Arbeit mit KI erledigen – datenschutzkonform.

In drei Schritten

Zeit erfassen: zwei Wochen lang notieren, was Sie selbst erledigen – typisch sind Anfragen beantworten, Angebote schreiben, Termine abstimmen, Rechnungen und Ablage.
Sortieren: Was können nur Sie (Entscheidungen, wichtige Kunden)? Was kann jemand anderes? Was kann eine Software?
Eins nach dem anderen umsetzen: zuerst die Aufgabe, die am meisten Zeit kostet und am leichtesten zu ändern ist.

Was sich oft automatisieren lässt

Terminbuchung online statt E-Mail-Pingpong
Angebotsvorlagen statt jedes Mal neu schreiben
Erinnerungen und Nachfassen automatisch
digitale Ablage statt Papier

KI einsetzen – aber datenschutzkonform

KI hilft beim Entwerfen von Texten, beim Zusammenfassen und beim Sortieren. Personenbezogene Daten von Kunden oder Mitarbeitenden gehören nur in Werkzeuge mit einem passenden Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir prüfen mit Ihnen, was sinnvoll ist. Rechtsberatung übernehmen wir nicht – dafür ist Ihre Kanzlei zuständig.